Adiós a Excel, Word y PDF: la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos a partir de 2025

A partir del 2025, decir adiós a las facturas en Excel, Word o PDF y hola a la factura electrónica será obligatorio para todas las empresas en España. La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, impulsa la digitalización de los procesos contables y administrativos, exigiendo la emisión de facturas de este tipo a través de sistemas homologados, como se recoge en el Artículo 12.2.

Esta nueva normativa, alineada con el plan europeo VAT in the Digital Ages (ViDA), busca combatir la morosidad y garantizar la transparencia en las operaciones comerciales. Aunque las grandes empresas ya están obligadas a facturar electrónicamente desde julio de 2024, a partir del próximo año la obligación se extenderá a todas las pymes y autónomos.

¿Qué significa esto para tu negocio?

• Adiós al papel. Las facturas en papel y los formatos tradicionales como Excel o Word quedarán obsoletos.
• Sistemas homologados. Deberás utilizar un programa o plataforma de facturación electrónica homologada por la Agencia Tributaria.
• Formatos seguros. Se priorizarán formatos como XML CII, UBL, EDIFACT o Facturae, que dificultan la manipulación de los datos y permiten un mejor seguimiento de las facturas.
• Sanciones. El incumplimiento de esta normativa conlleva sanciones económicas que pueden llegar hasta los 10.000 euros.

El Gobierno está trabajando en una guía para ayudar a las empresas a adaptarse a este nuevo escenario. Es fundamental informarse sobre las opciones disponibles y elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

Ventajas de la factura electrónica

• Mayor eficiencia: Automatización de procesos, reducción de errores y ahorro de tiempo.
• Mayor seguridad: Protección de los datos y reducción del riesgo de fraudes.
• Mejor trazabilidad: Facilita el seguimiento de las facturas y agiliza los procesos contables.
• Contribución a la sostenibilidad: Reducción del uso de papel.

¿Qué desafíos plantea la facturación electrónica?

A parte de las ventajas, esto también puede traer consigo algún inconveniente o desafío. La transición hacia la facturación electrónica, aunque ofrece numerosas ventajas, también plantea algunos desafíos. Uno de los más evidentes es la brecha digital. No todas las empresas, especialmente las más pequeñas o aquellas con menor acceso a tecnología, cuentan con los recursos necesarios para adaptarse rápidamente a estos cambios. La inversión en nuevos sistemas y la formación del personal pueden resultar costosas y demandar tiempo.

Además, la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación puede generar complicaciones. La falta de estándares unificados a nivel global puede dificultar el intercambio de facturas entre empresas que utilizan plataformas distintas.

Otro aspecto a considerar es la seguridad de los datos. La factura electrónica implica el manejo de información sensible, por lo que es crucial garantizar la protección de estos datos frente a posibles ciberataques.

Finalmente, la resistencia al cambio es un factor humano que no puede ignorarse. Muchos profesionales están acostumbrados a trabajar con los métodos tradicionales y pueden mostrar cierta reticencia a adoptar nuevas herramientas y procesos.

Por ello, es fundamental que las autoridades y los proveedores de soluciones tecnológicas trabajen de manera conjunta para mitigar estos desafíos y garantizar una transición suave hacia la facturación electrónica.