En la actualidad, la mayoría de las personas residen en comunidades de propietarios o edificios compartidos, una tendencia que ha crecido considerablemente en las últimas décadas. Vivir en una comunidad de propietarios supone compartir espacios y servicios comunes, desde ascensores hasta jardines o garajes, lo que requiere una organización más compleja que la de una vivienda unifamiliar.
La vida en comunidad trae consigo ventajas, como el acceso a zonas comunes y una gestión compartida de los gastos, pero también plantea desafíos o trabas, sobre todo en lo que respecta a la administración de los recursos y la toma de decisiones conjuntas.
Para garantizar que la convivencia y la gestión de estas comunidades se desarrollen de manera ordenada, se han establecido figuras clave como el presidente de la comunidad y el administrador de fincas.
Aunque ambos juegan un papel crucial en el funcionamiento de la comunidad, sus funciones y responsabilidades son distintas. A menudo, la confusión entre estos dos roles puede generar malentendidos entre los propietarios, ya que muchos no conocen bien las diferencias entre ellos.
Para ello, organizaciones como la OCU, por ejemplo, tiene un apartado en su página web para resolver dudas sobre las comunidades de propietarios como pueden ser estas.
La junta de propietarios es quien decide
La junta de propietarios es lo que se conoce como el órgano de gestión y representación del que forman parte todos los propietarios, donde se deciden todos los asuntos que afectan a la comunidad, como el presupuesto de gastos e ingresos, la realización de obras, el nombramiento y cese de los cargos, las normas de régimen interno, etc.
Dicho de otra manera, la junta de propietarios es el 'símil' al Congreso de los Diputados pero de una comunidad de vecinos. Esta debe reunirse al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas, y siempre que la convoque el presidente, aunque también puede ser convocada por la cuarta parte de los copropietarios, o por un número de propietarios que represente al menos al 25% de las cuotas de participación, como se recoge en el artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).
Los acuerdos aprobados en estas juntas han de plasmarse en actas firmadas por el presidente y el secretario. Las actas, que deben contener una serie de datos obligatorios, se recogen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad.
¿En qué se diferencian el presidente de la comunidad y el administrador?
El presidente se elige entre los propietarios; como a menudo no hay voluntarios, puede designarse por sorteo o por turno. Es obligatorio aceptar el cargo, aunque excepcionalmente puede solicitarse el relevo ante el juez. El cargo se ejerce de manera gratuita y normalmente por un año.
Las funciones del presidente de la comunidad son:
- Representación de la comunidad: representa a la comunidad en todos los asuntos, tanto en juicio como fuera de él.
- Preside las juntas: es el encargado de presidir las Juntas de Propietarios.
- Gestión de conflictos: solicita formalmente a los vecinos que causan molestias que cesen en su conducta.
- Decisiones en caso de urgencia: puede tomar decisiones de manera individual solo en casos de urgencia (por ejemplo, la rotura de una cañería), pero aún así debe informar a la Junta lo antes posible tras actuar en situaciones urgentes.
- Funciones de secretario y administrador: suele ejercer las funciones de secretario y/o administrador, salvo que los estatutos de la comunidad lo prohíban o la Junta de Propietarios acuerde separar estos cargos por mayoría.
- Nombramiento de vicepresidentes: se pueden nombrar uno o varios vicepresidentes que lo sustituyan en caso de ausencia o imposibilidad.
Para que no haya problemas sobre los compromisos que el presidente puede o no tomar ante terceros en el nombre de todos, lo mejor es que cada vez que se plantee algún asunto de relevancia, la junta establezca por escrito qué lo que le autoriza a hacer y lo que no.
Por su parte, el cargo de administrador puede desempeñarlo un propietario elegido por la junta o un administrador de fincas profesional y remunerado. Este estará obligado a:
- Velar por el buen régimen de la comunidad y apercibir a quienes lo perturben.
- Ocuparse del buen estado de la finca y ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, así como atender las reparaciones urgentes.
- Preparar el plan de gastos anual y proponer los medios para afrontarlo.
- Custodiar la documentación de la comunidad y mantenerla disponible.
- Ejercer de secretario, si se le ha asignado esta tarea, como es frecuente.
- Gestionar con el presidente las convocatorias a la junta y la elaboración de las actas.
Un buen administrador puede lograr ahorros a la comunidad, también en la gestión de grandes obras, negociación de contratos de servicios, suministros, seguros y mantenimientos, etc.
En otras palabras, el administrador suele ser como una figura de 'contable', por lo que si de su actuación o trabajo se derivan daños, la comunidad podrá pedirle responsabilidades.
El secretario, otra figura importante de la comunidad de propietarios
El secretario, que es una figura que suele realizar algún vecino elegido por el presidente o por sorteo, redacta las notificaciones, las actas, las citaciones y custodia los documentos.
Además, debe expedir, a petición de los vecinos que vayan a vender su vivienda y en el plazo de siete días naturales, un certificado que aclare si están al corriente del pago de las cuotas o no.
Pese a que, como decimos, suele ser un vecino quien lo haga, es también bastante frecuente que el administrador (sea contratación externa o no) ejerza igualmente las funciones de secretario.
Así que, si a alguna vez te toca desempeñar algún cargo en la comunidad de propietarios, que no cunda el pánico. Conocer las funciones del puesto y sus límites te ayudará realizar la tarea sin molestias.
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